Berkembangnya iklim usaha, dewasa ini terlihat dari indikator bertumbuhnya jumlah perusahaan baru yang didukung oleh keberadaan layanan penyewaan kantor bersama atau yang lebih dikenal dengan Virtual Office. Hal tersebut disambut baik oleh pemerintah dengan implementasi akan teraturnya alur birokrasi untuk perizinan berusaha.

Awal mula menjamurnya jasa penyewaan alamat kantor tersebut bermula ketika tingginya kebutuhan akan lokasi kantor terbentur oleh Rencana Detail Tata Ruang dan Zonasi dari pemerintah daerah provinsi DKI Jakarta maupun Pemerintah Pusat.

Dimana pemerintah memberlakukan zonasi wilayah dengan tujuan pengelolaan lingkungan secara bijak, baik dari segi tata ruang dan sumberdaya demi kesejahteraan umum dan keadilan sosial. Pembagian zonasi wilayah sesuai dengan peruntukan tersebut diantaranya yaitu:

1. Zona Terbuka Biru;

2. Zona Lindung;

3. Zona Hutan Kota;

4. Zona Taman Kota/Lingkungan;

5. Zona Permakaman;

6. Zona Jalur Hijau;

7. Zona Hijau Rekreasi;

8. Zona Pemerintahan Nasional;

9. Zona Perwakilan Negara Asing;

10. Zona Pemerintahan Daerah

11. Zona Perumahan Kampung;

12. Zona Perumahan KDB Sedang-Tinggi;

13. Zona Perumahan Vertikal;

14. Zona Perumahan KDB Rendah;

15. Zona Perumahan Vertikal KDB Rendah;

16. Zona Pelayanan Umum dan Sosial;

17. Zona Perkantoran, Perdagangan dan Jasa;

18. Zona Perkantoran, Perdagangan dan Jasa KDB Rendah;

19. Zona Campuran; dan

20. Zona Industri dan Pergudangan.

Zonasi yang memang diperuntukan bagi para pengusaha adalah zona perkantoran, perdagangan, jasa, campuran, industri dan pergudangan. Zona tersebut diperbolehkan untuk mendapatkan perizinan yang sah dari Pemerintah.

Namun sayangnya permintaan yang tinggi akan tempat usaha tidak seimbang dengan ketersediaan lokasi yang ada, maka dari itu munculah solusi untuk menyediakan layanan sewa alamat kantor yang dapat digunakan bersama.

Pengertian Virtual Office

Virtual Office atau yang lebih dikenal dengan kantor virtual merupakan layanan sewa alamat kantor bersama yang disediakan oleh penyedia layanan jasa kepada perusahaan yang baru berkembang atau yang sudah mapan sekalipun, atas dasar kebutuhan akan alamat kantor yang berada di zonasi niaga.

Virtual Office umumnya disewakan dalam jangka waktu satu tahun, namun beberapa pemberi sewa menawarkan paket bundling menarik apabila kamu bersedia menyewa virtual office relatif lebih lama.

Cara Kerja Virtual Office

Menurut Surat Edaran Nomor 8/SE/2015 Tentang Persyaratan Surat Keterangan Domisili Perusahaan, Kantor Bersama dan Kantor Virtual (Virtual Office) menjelaskan bahwa untuk pemberian surat keterangan domisili perusahaan bagi Kantor Virtual (Virtual Office) dipersyaratkan memiliki minimal luas kantor sebesar 6 M², dan didalamnya terdapat kegiatan atau aktivitas yang dapat dibuktikan dengan administrasi dan peralatan kegiatan yang mendukung operasional kantor.

Maka dari itu, virtual office yang banyak bertebaran tidak hanya menyediakan fasilitas berupa sewa alamat kantor saja, namun juga dibarengi dengan penyewaan ruangan meeting yang didedikasikan khusus untuk para pelanggannya, dengan batasan jam sewa perbulan.

Terdapat perbedaan nominal harga yang ditawarkan oleh pemberi sewa, indikator harga ditaksir dari pemilihan lokasi virtual office, dan layanan yang didapat (seperti layanan surat-menyurat dan telepon bersama).

Peminatnya juga beragam, mulai dari kalangan pekerja lepas atau freelancer, perusahaan startup, maupun perusahaan-perusahaan ternama.

Terkait persyaratan yang dibutuhkan oleh penyedia jasa dalam penyewaan virtual office yang diatur dalam Surat Edaran Nomor 06/SE/2016 Tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili Dan Izin Lanjutannya Bagi Pengguna Virtual Office adalah identitas dari perorangan maupun legalitas perusahaan penyewa jasa tersebut, seperti:

1. Identitas pribadi (KTP dan NPWP) salah satu dari direksi atau pemilik usaha harus KTP DKI Jakarta;

2. Kartu Keluarga;

3. Email yang dapat dihubungi;

4. Nomor Ponsel yang bisa dihubungi;

5. Akta Perusahaan; dan

6. NPWP Perusahaan.

Hal tersebut nantinya akan berkaitan dengan pajak atas sewa bangunan yang dibebankan kepada penyewa, yang membutuhkan identitas atau legalitas dari perusahaan yang menjadi tenant.

Manfaat Virtual Office

Keuntungan yang didapat dari virtual office diantaranya:

Sudah dalam kawasan Zona Komersil atau Niaga;

Pemerintah provinsi DKI Jakarta telah mengatur pembagian wilayahnya ke dalam beberapa zonasi seperti yang sudah disebutkan di atas. Lokasi Virtual Office yang sudah berdiri tentunya terletak di atas zona komersil, zona usaha maupun zona niaga yang telah disetujui oleh pemerintah daerah.

Apabila tidak berada dalam kawasan tersebut, tentunya saja perizinan mereka tidak akan sah, atau dengan kata lain illegal. Sehingga kamu perlu mengecek dengan seksama kebenaran zonasi dari lokasi yang kamu pilih melalui website resmi Pemda maupun menanyakan kejelasan legalitas dari Virtual Office tersebut.

Alamat kantor bergengsi;

Pada umumnya pilihan alamat dari virtual office bertempat di area perkantoran dan memiliki kemudahan akses untuk menjangkau fasilitas lain seperti transportasi umum, perbankan, pusat perbelanjaan, kantor ekspedisi dan masih banyak lagi. Lokasi ini dikenal dengan nama Central Business District.

Tentunya kamu bisa menyesuaikan kebutuhan sewa virtual office dengan budget yang kamu miliki, dengan begitu berbagai fasilitas yang mereka berikan akan mengikuti paket virtual office yang kamu pilih.

Layanan penerimaan dan notifikasi surat-menyurat;

Dalam ruang lingkup fasilitas Virtual Office, secara general menawarkan layanan penerimaan surat dan notifikasi surat-menyurat kepada tenant atau penyewa. Mengingat alamat kantor merupakan poin penting dalam setiap lini operasional perusahaan, dan surat-menyurat pun menjadi hal yang tidak bisa dilepaskan dalam urusan administrasi kegiatan usaha. Maka dari itu, kebutuhan ini menjadi salah satu penawaran utama yang mereka sediakan.

Operasional kantor bisa dimana saja;

Kondisi usaha di masa setelah pandemi seperti saat ini tidak terlalu banyak menuntut pekerja untuk duduk dan menetap pada satu lokasi secara terus-menerus. Sehingga tidak membebani alokasi anggaran perusahaan untuk biaya sewa ruko atau gedung, tagihan listrik, tagihan air, telepon, internet, dan operasional lainnya.

Kamu hanya perlu mengeluarkan biaya sewa yang lebih minim untuk menyewa alamat kantor pada penyedia layanan Virtual Office, dalam kurun waktu satu tahun. Setelah masa sewa habis, kamu tinggal memperpanjangnya, atau pindah alamat apabila sudah ada budget untuk sewa kantor fisik yang sesungguhnya.

Sudah termasuk pengurusan perizinan domisili (gedung atau kantor).

Manfaat menyewa virtual office lainnya adalah kamu mendapatkan legalitas berupa surat keterangan domisili gedung atau kantor tanpa perlu mengurusnya langsung ke pengelola gedung atau lokasi.

Demikian penjelasan perihal seluk-beluk mulai dari alasan, peraturan pemerintah sampai dengan manfaat dari virtual office yang berkembang saat ini. Virtual office hadir sebagai salah satu fasilitas penunjang dalam menjalankan operasional bisnis yang lebih efisien. Ada berbagai teknologi lainnya yang dapat menunjang operasional bisnismu seperti : ERP, inventory management, software keuangan dan akuntansi, payment gateway seperti Duitku, etc.

Pastikan bisnis kamu selalu melek-teknologi dan mampu memanfaatkan teknologi-teknologi tersebut sesuai dengan kebutuhan untuk berjalannya bisnis yang lebih efisien. Dengan ini akan memudahkan kamu sebagai pemilik bisnis dalam mengurus operasional yang berjalan sehingga kamu bisa lebih fokus untuk mengembangkan dan meningkatkan daya saing bisnismu.