Perkembangan dunia usaha memunculkan istilah-istilah baru yang terdengar asing. Salah satu diantaranya adalah istilah buyer. Secara literal, buyer bisa diartikan sebagai pembeli. Namun dalam dunia bisnis, istilah ini punya pengertian yang luas yang tidak terbatas pada arti katanya. Perannya pun cukup vital sehingga pemilik usaha wajib memahami arti buyer secara keseluruhan. Nah dalam artikel ini kita akan membahas tentang apa itu buyer dan fungsinya dalam perusahaan.
Apa Pengertian Buyer?
Jika diterjemahkan secara kata, buyer memiliki arti sebagai pembeli. Pengertian ini masih terasa samar sebab kita belum mengetahui apakah pembeli ini adalah konsumen, atau pihak internal dari perusahaan. Kebanyakan orang awam akan mengasosiasikan buyer dengan konsumen. Sebab konsumen adalah mereka yang membeli produk/layanan dari sebuah perusahaan. Lalu, apakah asosiasi tersebut sudah tepat dan sesuai fakta di lapangan?
Pengertian di atas sebenarnya tidak terlalu salah. Hanya saja, di dalam perusahaan buyer punya peran dan tugas yang lebih spesifik. Mereka akan melakukan pembelian dan memenuhi hal-hal yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya, membeli bahan baku, membeli kebutuhan produksi, atau melengkapi perangkat lain untuk menunjang operasional perusahaan. Oleh karena itu, dalam hal ini sektor buyer harus paham betul dengan strategi marketing, alokasi anggaran, dan target pasar yang diinginkan.
Apa Tugas dan Tanggung Jawab Buyer?
Selain membahas tentang apa itu buyer dan fungsinya dalam perusahaan, kita juga akan menjelaskan tentang tugas dan tanggung jawab buyer. Secara spesifik bagian ini akan dibagi menjadi dua bagian khusus.
- Tugas Buyer
- Membuat list produk yang dibutuhkan dan membuat daftar kategori berdasarkan jumlah pembelian perusahaan
- Membuat daftar supplier yang dibutuhkan oleh perusahaan
- Membuat proposal pengajuan untuk mendapatkan anggaran pembelian
- Melakukan negosiasi pembelian, mulai dari harga, layanan, termin, bonus, dan lain-lain
- Mengambil keputusan dalam membeli suatu barang/jasa
- Membuat formulir pemasaran
- Memantau proses transaksi dan memantau pengiriman barang
- Berkoordinasi dengan bagian logistik untuk memeriksa barang-barang yang masuk ke gudang
- Melakukan koordinasi dengan bagian keuangan
- Melakukan dokumentasi atas transaksi yang dilakukan
- Evaluasi kinerja untuk memperoleh hasil yang lebih baik
- Tanggung Jawab Buyer
- Melakukan riset terhadap kebutuhan perusahaan dan menyampaikannya ke bagian manajemen
- Menyusun metode pembelian yang efektif sesuai dengan prioritas perusahaan
- Memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan tiba sesuai dengan estimasi
- Bernegosiasi dengan baik demi mendapatkan benefit yang diharapkan
- Menjaga komunikasi dengan pihak eksternal yang dianggap potensial secara jangka panjang
- Menyusun dokumentasi transaksi secara transparan
Masing-masing perusahaan punya aturan khusus terkait tugas utama buyer. Namun secara umum, beberapa hal yang menjadi tanggung jawab buyer adalah:
Buyer punya tanggung jawab yang cukup kompleks. Ia dituntut memiliki skill komunikasi yang baik sebab akan berhubungan langsung dengan banyak pihak. Selain dari pihak internal, buyer wajib menjalin komunikasi yang baik dengan pihak eksternal perusahaan.
Selain harus komunikatif, buyer pada bagian purchasing wajib memiliki pengalaman yang mumpuni. Posisi ini terbilang menantang dan kerap menghadapi situasi di luar prediksi kita. Mereka akan rutin bernegosiasi dengan pihak lain dengan tingkat kesulitan yang berbeda. Oleh karena itu, mental dan konsistensi wajib dimiliki oleh seorang buyer. Kemudian, buyer pun wajib visioner dan bisa mengalokasikan dana secara efektif.
Proses Purchasing atau Pembelian oleh Buyer
Sebelum membahas tentang apa itu buyer dan fungsinya dalam perusahaan, kita akan memahami proses purchasing atau pembelian yang dilakukan oleh buyer.
- Perencanaan
- Memilih Supplier
- Bidding
- Negosiasi
Pertama, buyer harus merencanakan pembelian secara spesifik. Hal ini demi memastikan bahwa produk/jasa yang dibeli benar-benar dibutuhkan perusahaan. Oleh karena itu, beberapa pertimbangan yang wajib disiapkan adalah jenis produk, jumlah, estimasi waktu, timing pembelian, dan lain sebagainya.
Proses yang kedua adala menyeleksi supplier. Buyer harus memilih supplier dengan tepat untuk mendapat benefit yang diinginkan. Selain pertimbangan harga, pertimbangan jarak dan lokasi menjadi aspek yang wajib diperhitungkan.
Bidding adalah proses penawaran yang dilakukan supplier kepada buyer. Proses ini mengandung beberapa informasi penting seperti kapabilitas supplier, jenis produk, layanan jasa, dan tenggat pembayaran
Setelah proses bidding maka buyer tinggal bernegosiasi dengan supplier. Buyer harus mengatur negosiasi seefektif mungkin dan menguntungkan bagi perusahaan. Jika sudah mencapai angka yang diinginkan maka tinggal menyelesaikan transaksi.
Buyer dan Fungsinya di Perusahaan
Buyer punya tugas dan tanggung jawab yang cukup krusial. Posisi ini tidak bisa diisi oleh sembarang orang karena membutuhkan skill dan kompetensi yang mumpuni. Apalagi keberadaan buyer memiliki fungsi yang sangat kompleks. Nah kali ini kita akan membahas tentang apa itu buyer dan fungsinya dalam perusahaan.
- Meningkatkan Kinerja Produksi
- Efisiensi Pengeluaran
- Fungsi Negosiasi
- Menjaga Rantai Produksi
- Menjaga Kredibilitas Perusahaan
Pertama, buyer berfungsi untuk meningkatkan kinerja produksi perusahaan. Mereka wajib memastikan alur operasional yang efektif demi mencapai target yang diinginkan. Bagaimana cara melakukannya? Untuk mewujudkan hal ini buyer harus teliti dalam melakukan pembelian dan menyesuaikan dengan kebutuhan prioritas perusahaan.
Buyer adalah bagian terhubung langsung dengan bagian keuangan. Bisa ditebak bahwa fungsinya tidak akan jauh dari melakukan pembelian hingga melakukan transaksi. Hanya saja, dalam melakukan hal tersebut maka buyer harus menjalankan fungsi efisiensinya. Maksudnya, mereka harus mengalokasikan dana secara akurat dengan menyeleksi vendor dan supplier yang paling menguntungkan.
Fungsi buyer dalam perusahaan adalah menjalankan tugas negosiasi. Ingatlah bahwa apa yang dibeli buyer bisa menentukan nilai jual yang perusahaan tawarkan. Contohnya, jika buyer gagal membeli produk/layanan dengan harga murah, maka produk yang ditawarkan kepada konsumen pun tentu akan mahal. Lain hanya jika buyer punya skill negosiasi yang cakap, mereka bisa mendapatkan harga yang cocok sehingga stabilitas harga akan terjaga.
Untuk memahami apa itu buyer dan fungsinya dalam perusahaan maka kita perlu memahami pentingnya rantai produksi. Produksi di perusahaan perlu ditunjang dengan bahan baku sesuai dengan standar. Hal ini dilakukan demi menjaga kualitas produk agar memuaskan para konsumen. Selain itu, pasokan bahan baku pun harus benar-benar terencana. Bila bahan baku datang tepat waktu, maka proses produksi pun akan berjalan lancar.
Dengan alur produksi yang lancar maka perusahaan lebih cepat mencapai target yang diinginkan. Hal ini tentu berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan. Produksi yang lancar mampu memenuhi kebutuhan pelanggan. Mereka tidak akan ragu untuk berlangganan dan setia menggunakan jasa perusahaan. Dan karena kredibilitas inilah nilai penjualan perusahaan akan terus meningkat.
Itulah penjelasan tentang apa itu buyer dan fungsinya dalam perusahaan.
Agar bisa bekerja sesuai harapan maka bagian buyer harus ditunjang dengan teknologi yang mendukung. Salah satunya adalah pemanfaatan payment gateway dan disbursement untuk menyederhanakan proses transaksi pembayaran kepada supplier. Selain untuk buyer layanan ini juga memberi kemudahan kepada konsumen perusahaan. Anda bisa menggunakan payment gateway yang ditawarkan oleh Duitku. Layanan Duitku dibekali teknologi fungsional dengan jaminan keamanan tingkat tinggi. Dengan harga yang bersaing, payment gateway Duitku menjadi solusi untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
