Problem klasik yang sering dijumpai pada manajemen rantai pasokan (supply chain management) dalam sebuah perusahaan adalah lemahnya validasi data yang mereka miliki untuk pengambilan keputusan dan kebijakan.

Sering kali kendala penyusutan (shrinkage) tidak ditindaklanjuti dengan serius, dan data yang ditampilkan tidak tepat atau hanya formalitas belaka. Stock opname merupakan metode pengaman yang dapat dilakukan terhadap kendala tersebut, demi meminimalisir penyimpangan dan ketimpangan data.

Sehingga pendekatan data driven berupa analisa dan interpretasi dalam sebuah laporan dapat berjalan dengan efektif dan efisien, dengan tujuan untuk memaksimalkan pemasaran hingga melihat tren bisnis perusahaan, serta sebagai acuan atau landasan pekerjaan.

Demi mempertahankan keunggulan produk dalam daya saing yang berkelanjutan (sustainable competitive advantages), perlu dilakukan penguatan pada sektor administrasi keuangan seperti pengeluaran dan biaya (account payable), penerimaan kas (account receivable), proses tutup buku serta laporan stock opname.

Apa itu Stock Opname?

Menurut (2008), Stock Opname adalah proses menghitung jumlah barang yang ada di gudang dan mencocokannya dengan catatan pembukuan persediaan (merchandise inventory). Istilah stock opname sendiri diambil dari frasa bahasa inggris yang memiliki makna pemeriksaan kondisi stock barang.

Dengan kata lain stock opname merupakan suatu kegiatan perhitungan kembali atas koleksi barang dalam gudang. Stock opname dilakukan dalam kurun periode waktu tertentu, untuk mengetahui apa saja persediaan barang yang habis terpakai, hilang atau rusak.

Hasil akhir stock opname adalah laporan perbedaan kuantitas barang beserta penjelasannya. Dokumen yang dipakai untuk mendukung stock opname diantaranya adalah kartu barang, kartu persediaan, bukti barang masuk, surat jalan, kartu stock, kartu count tag, dan masih banyak lagi.

Kenapa Stock Opname Penting Bagi Bisnis?

Tujuan dilakukan stock opname ialah untuk merawat dan mengelola persediaan barang, dan memantau database, jumlah dan kondisinya harus sesuai dengan pangkalan data terkini. Secara rinci tujuan dari diadakannya stock opname ialah:

1. Mengetahui keadaan barang yang ada di gudang;

2. Mengetahui jumlah dari jenis barang, dan jumlah keseluruhan barang dengan tepat;

3. Menyediakan katalog atau pangkalan data yang mencerminkan keadaan inventaris;

4. Meneliti temuan mengenai barang yang tidak ada pada database, misalnya saja barang yang hilang, kondisi koleksi barang dalam keadaan rusak atau tidak lengkap (cacat), dan barang yang habis masa berlakunya;

5. Mengetahui arus keluar masuk barang;

6. Meminimalisir penyimpangan akibat faktor kelalaian; dan

7. Memelihara kualitas dan aksesibilitas barang untuk digunakan demi kepentingan perusahaan.

Kegiatan evaluasi yang disematkan dalam tujuan proses stock opname memiliki keuntungan bagi industri tersebut diantaranya yakni:

1. Dapat menyiangi barisan barang yang sudah kadaluarsa;

2. Teridentifikasinya barang yang sering habis maupun tidak berubah jumlahnya, akan memberikan informasi tertentu bagi perusahaan;

3. Tidak hanya merapikan database, namun juga merapikan susunan barang pada rak;

Kegiatan perhitungan persediaan barang di gudang secara fisik ini bertujuan untuk meneliti keakuratan catatan pembukuan, yang merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian internal terhadap persediaan barang, dan umumnya terjadi pada perusahaan ritel.

Melalui stock opname akan diketahui kebenarannya, selisih dengan catatan pembukuan, dan kemungkinan kecurangan dalam persediaan. Dengan maksud untuk mengetahui arus masuk dan keluar barang, mengetahui kesalahan pencatatan, barang yang hilang, serta kondisi jumlah barang secara riil.

Baca juga : Inventory Management dan Kegunaannya untuk Bisnis Kamu

Kapan Stock Opname Dilakukan?

Stock opname umumnya dilakukan dalam skala periode tertentu, misalnya hitungan triwulan (3 bulan) sampai kuartal (4 bulan) dalam satu tahun. Kegiatan stock opname juga dapat difokuskan menjelang akhir tahun, tergantung dari tingkat kepentingan penggunaan laporan dan kemampuan untuk melakukan stock opname itu sendiri.

Banyaknya jumlah keseluruhan barang akan mempengaruhi jangka waktu dilakukannya stock opname. Para ahli menyarankan untuk melakukan kegiatan stock opname di luar dari jam operasional atau jam kerja.

Hasil dari stock opname yaitu nilai stok akhir secara fisik yang diakui akan dimasukan ke dalam laporan bulanan. Dalam laporan margin bulanan, stok akhir dari stock opname sebelumnya akan menjadi data stok awal pada pelaporan saat ini, siklusnya berulang.

Dengan demikian, suatu kesalahan dalam perhitungan stock opname akan berimbas pada dua periode pelaporan keuangan, bulan ini dan bulan berikutnya.

Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname?

Kegiatan stock opname dilakukan dengan kesiapan semua elemen yang ada di perusahaan, bukan hanya menjadi tugas dari pramuniaga, finance, ataupun admin logistik saja. Berikut adalah tata cara melakukan stock opname:

1. Mempersiapkan alat seperti masker pelindung debu, papan alas menulis, alat tulis, dll. Bagi perusahaan ritel besar umumnya menggunakan tambahan pelindung berupa helm dan baju safety;

2. Menyusun atau merapikan posisi barang agar lebih mudah dalam pelaksanaan, berdasarkan metode FIFO (first in first out);

3. Hentikan pergerakan barang masuk maupun keluar;

4. Siapkan dokumen pendukung kegiatan seperti daftar nama persediaan atau data inventaris terupdate;

5. Lakukan pembagian tugas dalam kelompok;

6. Stock opname siap dilaksanakan;

7. Input hasil stock opname kedalam sistem; dan

8. Membuat laporan stock opname.

Perusahaan wajib menginfokan kepada supplier maupun konsumen bahwa sedang terjadi proses stock opname, agar tidak terjadi pergerakan barang saat terlaksananya kegiatan tersebut.

Tips Dalam Melakukan Stock Opname

• Teliti

Pada dasarnya kegiatan stock opname ini cukup melelahkan karena persediaan barang yang harus dihitung secara langsung sangat banyak. Dibutuhkan ketelitian agar minim kesalahan atau terlewat, karena akan berpengaruh pada berbagai hal.

• Barcode

Salah satu cara praktis adalah dengan menggunakan sistem barcode, yang dapat membantu petugas untuk mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan, sehingga prosesnya bisa lebih cepat dan efisien.
Bantuan perangkat lunak

Gunakan dukungan software akuntansi online untuk melakukan integrasi terhadap pencatatan stock, penyimpanan multi lokasi, penggabungan stok, dan penyesuaian stok barang. Dengan begitu, petugas yang melakukan stock opname dapat dengan mudah melakukan kegiatan tersebut atas jumlah persediaan yang real time.

• Waktu yang tepat

Selain perlu dilakukan penghentian arus barang menjelang pelaksanaannya, stock opname juga perlu dilakukan pada saat yang tepat, dengan persiapan matang sebelumnya untuk menghindari kesalahan akibat kurangnya konsentrasi.

Dari pembahasan di atas, fungsi Stok Opname sangat penting untuk kelancaran bisnis kamu dalam pengelolaan produk dan stok perusahaan. Untuk mengurangi kesalahan dalam perhitungan stok yang dilakukan secara manual, lakukan automasi pada bisnis kamu. Salah satu cara automasi stok opname adalah dengan menggunakan software akuntansi. Kamu bisa memilih software akuntansi yang berbayar atau yang disediakan secara gratis sesuai kebutuhan bisnis kamu.

Pastikan bisnismu telah menerapkan metode ini agar mampu bersaing dan tidak tertinggal dari kompetitor.